Almacenamiento de archivos de respaldo de expedientes médicos en Multibodegas
Aunque los hospitales y otros proveedores de atención médica están cambiando gradualmente hacia sistemas de archivo electrónicos para monitorear los historiales médicos de sus pacientes, algunos proveedores de atención médica aún mantienen copias impresas de respaldo a la mano. Tanto el proveedor como el paciente quieren que estos registros privados se guarden bajo llave en un lugar seguro donde solo el personal autorizado pueda acceder a ellos, ya que estos registros contienen información personal, como la dirección del paciente y los registros médicos, que no deben dejarse a la vista para que nadie pueda acceder a ellos.
Los proveedores de atención médica generalmente tienen habitaciones en sus edificios designadas para este tipo de almacenamiento de documentos, pero a veces es necesario transferir archivos de respaldo a una ubicación temporal debido a una renovación, construcción o mudanza a un nuevo edificio. Aquí es donde el almacenamiento personal puede resultar útil.
En lugar de alquilar un almacén completo, los proveedores de atención médica pueden alquilar una gran unidad de almacenamiento para guardar documentos. Algunas instalaciones de almacenamiento incluso se especializan en el almacenamiento de documentos, utilizando servicios de seguridad para garantizar que los papeles permanezcan legibles y seguros.
Seguridad para almacenar archivos de atención médica
Una de las cosas más importantes sobre el almacenamiento de registros médicos, ya sean copias originales o copias de seguridad, es garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a ellos.
Los registros de atención médica deben estar protegidos y se deben tomar todas las precauciones para protegerlos. El acceso a los archivos debe ser limitado, utilizando medidas como la entrada con llave, seguridad, etc.
Las instalaciones que se especializan en el almacenamiento de documentos suelen presentar una combinación de tecnologías de seguridad . Multibodegas cuenta con monitoreo de video digital las 24 horas. También le damos su candado de acceso individual que solo usted tendrá.
Si está almacenando sus documentos en un sistema de gabinete. Los candados y cerraduras con sus llaves individuales también añaden una capa adicional de protección.
Cómo almacenar documentos en papel en Multibodegas
Nunca debe dejar documentos que contengan información privada de alguien al aire libre, incluso si la instalación de almacenamiento tiene buena seguridad. No solo no desea que alguien lea sobre sus pacientes, sino que un documento expuesto también es más vulnerable al polvo, el agua y otros contaminantes.
Hay varios tipos de contenedores que funcionarán, dependiendo de cuánta seguridad y protección desee. Las estanterías abiertas, las cajas de cartón o los contenedores de plástico son populares [cuando se almacenan registros médicos].
Una caja estándar de cartón para guardar registros tiene unas dimensiones de 10 x 12 x 15 pulgadas y puede contener fácilmente 13 kilos de documentos. Aunque puede apilar estas cajas una encima de la otra, también se recomienda usar estantes de metal como alternativa. Eso es una precaución en caso de inundación, así como una forma de utilizar el espacio vertical.
Dicho esto, el cartón no es resistente al agua, por lo que las cajas de almacenamiento de registros estándar no ofrecerían mucha protección en caso de una inundación. Sin embargo, con las estanterías de metal, puede mantener sus cajas lejos del suelo. Incluso la caja en el nivel más bajo permanecerá a unos centímetros del piso.
Una unidad de 10m2 con estantes es capaz de albergar aproximadamente 240 cajas de almacenamiento de registros estándar. Con el mismo tipo de estantería, una unidad más grande, como una de 30m2, podría contener hasta 90 o más cajas.
Puede intentar guardar sus documentos en contenedores de plástico en lugar de cajas de cartón. Solo asegúrese de que las tapas de los contenedores estén bien ajustadas para mantenerlos resguardados.
Por esta misma razón, podría considerar transportar y almacenar sus documentos en archivadores metálicos. Estarán mejor protegidos de los elementos externos, así como también se mantendrán alejados del suelo, y puede colocar una cerradura para mantener la puerta del gabinete cerrada.
Independientemente del tipo de contenedor que decida utilizar para almacenar registros médicos, es importante mantener la información organizada. Etiquete cada caja, contenedor o cajón del gabinete para organizarlos. Esto se adaptará a su conveniencia en caso de que sea necesario acceder a los registros médicos de un paciente debido a un evento inesperado, como una falla repentina en el sistema de registros médicos del hospital, una próxima cita o una visita de emergencia. La misma conveniencia ayuda cuando llega el momento de trasladar los registros médicos al edificio.
Asegúrese de llamar a las instalaciones de almacenamiento con anticipación para preguntar acerca de sus comodidades. Si pueden garantizar un acondicionamiento adecuado, así como un acceso seguro a los registros médicos almacenados, sus instalaciones servirán como un buen hogar temporal hasta que su oficina se haya mudado o se haya completado la construcción o renovación de su edificio.