Consejos para guardar archivo muerto en minibodega
Es hora de comenzar con su lista de tareas pendientes antes de que termine como algo del pasado. Una actividad que puede ser una prioridad es organizar todo el papeleo de años pasados y finalmente almacenar sus documentos y archivos importantes. Tal vez su oficina en casa esté llena de papeles y formularios que en realidad no necesita actualmente, o tiene un buzón que está lleno hasta el borde con cartas sin abrir. Cualquiera que sea el caso, es hora de que por fin te ocupes de esas cosas que has dejado por tanto tiempo. Siga leyendo para conocer algunos consejos útiles para organizar su papeleo de manera eficiente, independientemente de lo desesperado que crea que puede ser su caso.
1. Hágalo a la primera
Es posible que a menudo descubras que pospones tareas y crees que estarás en un mejor estado de ánimo para abordar algo más adelante. Esto es especialmente cierto cuando se trata de organizar el papeleo, clasificar el correo y cosas por el estilo. Esto puede crear un ciclo poco saludable de procrastinación y hacer que sus documentos se acumulen hasta niveles inmanejables. Antes de que llegue a este extremo, intente implementar una regla de que debe actuar en cualquier papeleo que se le presente. Esto puede parecer mucho, pero es más fácil que lidiar con montones de documentos aleatorios a largo plazo. Siempre que llegue un archivo, sobre o documento, manéjelo con prontitud subastándolo, reciclándolo o pasándolo al canal apropiado. Hagas lo que hagas, ¡no dejes que se demore! Te sentirás mucho mejor cuando todo esté cuidado y en orden.
2. Usa un sistema de codificación por colores
Otro método de organizar su papeleo de una manera visualmente estética es clasificándolos por colores. Puede crear un sistema simple pero efectivo para que nunca vuelva a perder documentos importantes. Use carpetas de archivos o separadores de colores para crear un código de color para cada categoría de papeleo. Las categorías pueden incluir archivos de trabajo, documentos personales, facturas, recibos y más. Hágalo personal y manténgalo simple para que se sienta más obligado a usarlo. Para facilitar las cosas, etiquete sus categorías si no puede recordar solo por color. Cuanto más simple sea su proceso, más fácil será mantenerlo. Si se vuelve demasiado complicado, es posible que no tenga ganas de hacer el trabajo más adelante.
3. Ir sin papel
¿Quiere una forma ecológica de mantener su oficina en casa organizada? Deje de usar papel y guarde copias de su papeleo importante digitalmente. Muchas tiendas ahora tienen la opción de enviar sus recibos por correo electrónico, y la facturación en línea para tarjetas de crédito y teléfonos celulares es común. Puede escanear documentos físicos a sus archivos digitales y luego organizarlos como desee en su computadora. Solo asegúrese de hacer una copia de seguridad de los documentos importantes y mantenga su computadora y dispositivos seguros contra piratas informáticos y virus peligrosos. Salvará más que árboles de esta manera; ¡Salvará su oficina del desorden innecesario!
4. Mantenga segura la información confidencial
No se puede enfatizar lo suficiente que al organizar sus documentos y papeleo importante, debe mantener segura toda la información confidencial. Su dirección, número de seguro social y datos personales pueden ser muy peligrosos en las manos equivocadas. Si un ladrón o un pirata informático obtiene esta información, puede robarle su dinero fácilmente, hacerse pasar por usted, chantajearlo o arruinar potencialmente su reputación. Mantenga sus archivos y dispositivos digitales seguros y protegidos con contraseña con la verificación en dos pasos. Coloque sus archivos físicos en un lugar alejado de miradas indiscretas y extraños. Incluso puede considerar alquilar una unidad de autoalmacenamiento fuera del sitio para mantener profesionalmente sus documentos y archivos .. Esto garantiza que permanezcan seguros bajo llave en un lugar al que solo usted tiene acceso. También ayudará a mantener la integridad de sus documentos para que no sucumban a los elementos con el tiempo y se vuelvan ilegibles. Asegúrese de que la unidad de almacenamiento que elija tenga control de temperatura para que sus documentos permanezcan en perfectas condiciones y no se deterioren.
5. Tritura y recicla
En otro esfuerzo por ser consciente del medio ambiente, recuerde desechar adecuadamente cualquier papeleo que ya no necesite. Es posible que deba invertir en una trituradora para deshacerse de cualquier formulario confidencial con su nombre, dirección e información personal. Recuerde reciclar los fragmentos una vez que haya terminado.
6. Mantén el orden
El mantenimiento es la clave para garantizar que su trabajo se mantenga ligero y no se acumule con el tiempo. Mantenga su sistema organizativo ciñéndose a las reglas que ha establecido siempre que el papeleo termine en su escritorio. No seas perezoso y comiences a tirar cosas donde no pertenecen. Cíñete a tu plan; mantenga los documentos guardados en carpetas (ya sea en papel o digitales) y actúe con prontitud para mantener un entorno ordenado.