¿Qué es el archivo muerto?
El archivo muerto es toda la documentación (contratos, facturas, planos, etc.) que una compañía genera, recolecta y guarda durante la implementación de su trabajo y que, por el momento, parecen no tener un objetivo.
Cada día de trabajo en las empresas se generan documentos. Muchos de ellos no se utilizan regularmente, sin embargo, es probable que más adelante se necesite algún dato ahí registrado y por ello es una pésima idea destruirlos o tirarlos a la basura. Así pues, de manera administrativa las empresas se quedan con ellos y los guardan.
Estos papeles cuya finalidad original parece haber desaparecido, son los que componen el llamado archivo muerto, mismo que es por cierto uno de los elementos más comunes de ver en las oficinas empolvándose en un estante o estorbando sobre los escritorios.
La forma de lidiar con este mal necesario es diversa. Algunas empresas optan por destinar un espacio para guardar el mismo. No obstante, esto parece un mal negocio, considerando que el costo de la renta de una oficina tiende a ser elevado. Esto se acentúa en las ciudades más importantes. Parece una mala idea utilizar este costoso metro cuadrado para almacenar papeles.
Una de las opciones más útiles, es guardar esto en una minibodega (aquí te dejamos un link con las preguntas más frecuentes que hay sobre las minibodegas, cómo rentarlas y en qué consisten).En primer lugar porque ahorra dinero. Puedes pedir una del tamaño que necesites. Evitando gastar de más y sobre todo puedes aprovechar ese espacio al máximo (apilando cajas por ejemplo) sin duda cabrá mucho más archivo que en aquel rincón de la oficina.
Uno de los elementos que pocas empresas desarrollan, es una política que permita definir el tiempo máximo que estos documentos deben mantener en custodia antes de su destrucción. Es necesario que este sea el primer paso si en este momento están buscando ordenar el espacio en su oficina para evitar que los archivos interfieran con otras labores.
Otro recurso que ayuda mucho a las empresas es la clasificación de documentos del archivo muerto. Esto para definir la importancia de los mismos y poder conservar sólo aquellos necesarios o, en un marco más ideal, los que tiene posibilidades de ser utilizados en el futuro. Cada uno de los archivos debe ser revisado y clasificado con cuidado.
Los documentos que componen el archivo muerto de manera más recurrente son:
Papeles relacionados con la imputación de impuestos. Las empresas suelen guardarlos para comprobar su participación adecuada en el pago de impuestos ante alguna auditoría o requerimiento oficial.
El segundo grupo son los documento legales. Los contratos son muy importantes para la mayoría de las empresas, especialmente si después se debe hacer una revisión del mismo para la aclaración de cualquier punto incluida alguna posible garantía.
Finalmente están los documentos ligados a los pagos. Las cuentas por pagar son oro molido para las empresas, conocer si algún cliente debe algún producto o servicio es vital para mantener la operación en marcha. Algunas veces, hay que determinar la antigüedad de un cliente y qué mejor forma que ver su historial de pagos.
Nos gustaría saber tu opinión al respecto. Cuéntanos: ¿Qué hace tu empresa con el archivo muerto? ¿Han pensado en aprovechar mejor su oficina? Cuéntanos todo en los comentarios de nuestro blog.