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¿Cómo hacer el inventario de tu negocio?

Desde los inicios de los tiempos, mantener un inventario o control de los bienes que se tengan en algún momento significa de gran importancia, conocer que cantidad de provisiones se tienen en determinado momento, puede ayudar para prevenir y proyectar las necesidades que se tengan en un punto de manera específica. Para llevar esto desde los orígenes de los tiempos hasta la actualidad, desde hace muchísimos años tener en cuenta que cantidad de alimento queda en una dispensa, que cantidad de mercancía queda en una industria o en su defecto que tiempo puede durar o pasar para volver a comprar o recomponer la mercancía.

La importancia de un inventario

En el caso de los negocios mantener un control de la materia prima, activos, personal o distintas áreas, es de alta importancia para su completo funcionamiento, prevenir y mantener esta información actualizada, es necesario realizar inventarios de 2 a 4 veces por semana, y elegir los días con menos movimiento en la organización, para que esta asegure una tranquilidad y parada en cuanto la salida y entrada de mercancía, es por ello que algunas ocasiones encontramos empresas cerradas por inventario, pero no es necesario tomar dicha decisión, se puede hacer un inventario en pleno día de funcionamiento laboral, para que esta pueda operar de una excelente manera productiva. La importancia de hacer inventario en el negocio es invaluable, tener la posición en donde se encuentre los niveles de mercancía que esté lista para la venta, producción o distribución es el procesamiento principal de la organización, puesto que aquel que no vende no funciona, e independientemente de lo que la empresa venda o distribuya, siempre será necesario mantener un inventario hasta de los activos que la empresa posea.

Realizar esta tarea puede ser complicada, y mucho más cuando un negocio tiene problemas de inventario atrasado, o desactualizado, puesto a que se volvería engorroso conocer que paso con la mercancía anterior, o la falta de información sobre la entrada o salida de mercancía que haya tenido la empresa en algún punto. El tiempo que se pueda durar en el proceso de inventario para un negocio, puede ser lento y un proceso cuidadoso, debido a que cuantificar que se tiene en un negocio, dependiendo del tipo material que este tenga, puede ser la diferencia en la rapidez o eficacia en cuanto a necesidad en cuanto a información, como puede ser ejemplo, una ferretería posee mercancía como tornillos, arandelas, materiales por metro, materiales por peso, que al momento de querer calcular y cuantificar que es lo que el negocio tiene, puede ser un proceso lento, a diferencia de tener un negocio de venta de vehículos, el inventario seria mínimo, puesto a que su mercancía son los vehículos, dependiendo de cuantos haya, sería el inventario total de la organización.

La transparencia que debe existir en el momento de realizar un inventario en un negocio, este debe ser comparable con el inventario anterior, dependiendo de las facturaciones del negocio, debe coincidir todos los productos vendidos, con la mercancía que ingreso en el negocio, siendo la diferencia, el total restante disponible de lo que exista realmente en el inventario. En caso de que el inventario sea diferente, y no concuerde con las compras y ventas, existe un desajuste en  los activos del negocio, y se puede empezar a ver mercancía perdida, robada o en su defecto, mercancía que fue desechada, estropeada o en su defecto puede existir la presencia de una mala facturación, cualquiera de los escenarios son graves, puesto a que es un área delicada, y es el capital del negocio, al momento de que algún producto falte, es significado de perdida para el negocio y se debe ubicar o resolver el problema que haya existido.

Es importante mencionar que un inventario puede hacerse de dos maneras, aunque ambas dependan de un inventario de tipo físico, puede realizarse de manera manual o por sistema, dependiendo del tipo de negocio, y dependiendo del tipo de gestión y sistema que este maneje,    puede ser la diferencia, ambos inventarios son efectivos y exactos, dependerá del tiempo que se deba emplear en cada uno para terminar la realización del mismo, el inventario manual, lleva más tiempo, es más específico y preciso, ya que de manera manual se debe ir llenando un formulario, con un repaso físico en el almacén indicando el número de cantidades que existan artículo por artículo. Por otra parte, el inventario por sistema, o gestión integral de inventarios, a diferencia del manual, este solo se imprime, y se verifica las cantidades de manera física, y simplemente se procura que las cantidades coincidan, en caso de que exista una diferencia se indica en el informe.

Independientemente del método que se utilice, ambos son eficientes y son aplicables en cualquier negocio, es por ello que existen algunas preguntas o dudas que al responderlas pueden ayudar para saber en qué momento se debe realizar un inventario en un negocio:

  • ¿Cuándo se debe hacer inventario?

En caso de que la empresa haya aperturado, y nunca haya tenido algún control de inventario, es normal que con el tiempo, la alta gerencia del negocio se dé cuenta que existen problemas de proyección de inventario, o en su defecto, falta de mercancía o no se sepa exactamente que se tiene, ya que un inventario se debe realizar de manera progresiva desde que inicia un negocio, si por casualidad nunca se realizó, esperar a que la empresa empiece a tener problemas con el inventario es un claro indicativo de que se necesita una gestión de inventario de manera inmediata.

  • ¿Cómo se empieza a realizar un inventario?

Al momento de que un negocio, decida a realizar un inventario, este debe tener mercancía de apertura, compras, o activos para inventariar, ya que si no se tiene mercancía, no hay nada que se pueda medir o calcular. En todo caso se debe elegir con qué tipo de inventario se deba comenzar, al tener un sistema de administración, o de gestión empresarial, se puede realizar mediante este, se agregan las compras al sistema con las cantidades, y se va haciendo un inventario por sistema imprimiendo una planilla y de manera física el cálculo real que avale que la información es real, la única manera de que se reste es cuando el negocio facture, en este momento empieza a salir y entrar mercancía.

  • ¿Qué herramientas se pueden utilizar para agilizar el proceso?

Cuando se tiene el inventario primer inventario de un sistema, solo queda rellenar de manera manual y físico las planillas, existen herramientas de gestión de inventario para llevar un control más profundo, para empresas que tienen un stock más amplio, de ser este el caso, dichas herramientas mejoran el proceso, dependiendo de la cantidad de ítems que se manejen, y demás herramientas que puedan ayudar agilizar pueden ser aplicados en la gestión.

  • ¿Qué beneficio obtiene el negocio con llevar a cabo un inventario?

Llevar una gestión limpia y real, basta con que un negocio realice paulatinamente de 2 a 4 inventarios por mes para confirmar el perfecto funcionamiento del negocio, y que este cumpla con los indicadores necesarios para dar en buen orden los activos que el negocio tenga en su momento, y no exista ninguna falla a nivel de inventario, dependiendo de la frecuencia con que se realicen los inventarios, el margen de error disminuye.

Mantener un negocio limpio, transparente y contable en todo sus sentidos, asegurara la permanencia del mismo, en caso de que no se tenga la posibilidad de realizar este tipo de gestión, muchas empresas ofrecen servicios de outsorcing, para realizar inventarios como un servicio externo de la empresa, donde aseguran una continua evaluación del inventario del negocio, en caso de que exista algún fallo o cualquier problema, dicha empresa evaluaría donde hubo la fractura, y mediante informes pueden resolver y dar con alguna solución que sirva para resolver un problema de inventario. Adquirir algún servicio de este tipo, el negocio debe saber que tiene un costo aparte, se volvería un gasto fijo, y su desempeño debe ser también evaluado o respaldado para que exista una revisión de manera interna en la organización.

Recomendaciones que Multibodegas puede ofrecer, para que todas los negocios que puedan tener algún problema con inventario puedan solventarlo de una manera rápida, debido que mantener una organización con un control es necesario para asegurar su posición en el mercado, y evitar problemas en cuanto a los activos que se manejen en una organización es vital para su funcionamiento y para su permanencia en el mercado. Es una tarea tediosa, e incluso a veces difícil de hacer, pero con el personal adecuado, o servicios outsorcing necesario puede tornarse una tarea más simple y mejor de trabajar en todo momento. Un negocio con los números claros y que sepa que es lo que tiene, cuanto es su valor, y que sepa que es lo que puede ofrecer en un momento determinado, hace de esta una fortaleza necesaria para el crecimiento de un negocio, y probablemente necesites un almacén externo para tener tus inventarios resguardados y seguros.

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