Cómo organizar archivos y carpetas de computadora
La organización de sus archivos digitales es una tarea que muchos de nosotros posponemos durante demasiado tiempo.
Quizás su escritorio esté lleno de documentos aleatorios; el navegador está lleno de marcadores en los que no ha hecho clic en años, o la carpeta de descargas digitales está llena de duplicados.
Si algo (o todo) de esto le suena familiar, lo más probable es que no esté solo, ya que casi el 75% de los adultos poseen una computadora de escritorio o una computadora portátil.
Nunca hay un mejor momento que hoy para ordenar sus archivos digitales y ayudar a optimizar su computadora. Estás en casa. Tienes una computadora. ¡Está desordenado!
Seguro que te estás preguntando por dónde empezar. Hablamos con expertos en digital y productividad que ofrecen consejos rápidos y sencillos para limpiar su computadora, organizar los datos existentes y desarrollar un sistema en el futuro.
Limpieza del escritorio de su computadora
Una buena forma de hacerlo, es comenzando con su pantalla de inicio, a menudo descuidada. Y hablando con expertos, el mensaje es claro. Reduzca el desorden y casi todos los documentos.
Cuando inicias tu escritorio, para mucha gente, hay mil millones de cosas que están ahí. Probablemente sea lo más importante que la mayoría de la gente ignora. Excepto si se trata de un documento en el que está trabajando actualmente.
El objetivo de estas personas organizadas es hacer que sus archivos sean más fáciles de encontrar y que sus vidas digitales sean mucho más eficientes.
La regla general para eliminarlo: si no lo ha usado en seis meses, entonces es hora de archivarlo, ya sea en una carpeta adecuada en su máquina, en el almacenamiento en la nube o en la basura digital si no ya necesita el archivo.
Incluso podría comprarlo con este proceso de limpiar la pila de papeles de su escritorio que tenía la intención de organizar pero que no había tocado en, digamos, ¡unos meses o años!
Se trata de organizarse para deshacerse de todo lo que no necesita.
¿O te pesa?
Organizar sus archivos digitales
Dedique un tiempo al principio de su proceso de organización a pensar en cómo etiquetar y ordenar sus archivos digitales de una manera que tenga sentido para usted, para que pueda encontrarlos.
Una vez que se crea un sistema y se adhiere a él, es mucho menos abrumadora. Similar al proceso de revisar el papeleo en su escritorio, se sugiere que identifique categorías y subcategorías para las carpetas. Pero, por favor, no los ponga en su escritorio digital.
A medida que desarrolla categorías, hágase estas preguntas clave:
- ¿Cómo tendré que encontrarlo?
- ¿Qué etiqueta buscaría?
- ¿Usaría primero la fecha o el mes?
Existen programas que pueden ayudarlo a simplificar el proceso; también es importante no ser descuidados ya que, las personas a menudo descuidan el nombre de sus documentos. En su lugar, los guardan en su escritorio como Documento 1, Documento 2, etc.
No es tan eficiente buscarlos cuando no están nombrados correctamente.
Mientras clasifica sus archivos, podría ser de gran ayuda hablar con sus contables sobre qué datos necesitan conservar. Si tiene una empresa, necesita mantener los archivos durante un período prolongado.
Una vez que cree un sistema de archivos, desarrolle una lista maestra o un diagrama de su convención de archivo. Podría ser una lista que imprima o una que se encuentre en forma de documento en su computadora para una referencia rápida.
Eliminar descargas y duplicados
Todos somos culpables de descargar el mismo archivo varias veces porque no estamos seguros de dónde se encuentra en el disco duro. Organizar su archivo de descarga le permitirá darse cuenta de cuántos duplicados existen en su computadora de escritorio o portátil. ¡Este es el momento perfecto para presionar el botón Eliminar!
Mientras estamos en el tema de la descarga de archivos, es una buena idea limpiar cualquier cosa que tenga más de seis meses.
La carpeta de descarga se llena de archivos. Y retener lo que no usa simplemente lo ralentiza. Después de todo, ese minuto que pasas buscando un archivo y otro minuto para otro archivo más tarde en el día se suman.
Si puede evitar la carpeta por completo, bueno, eso es aún mejor. Adquiera el hábito de guardar los documentos en la carpeta adecuada desde el principio.
Una vez que se haya organizado y ordenado, estará listo para limpiar su disco duro. Si tiene un sistema operativo Windows 10, entonces está de suerte porque viene con Storage Sense, un programa que borrará automáticamente los archivos temporales y vaciará la papelera. Y ni siquiera tienes que usar la papelera.
Para aquellos con un sistema operativo Windows 7: a mediados de enero de 2020, Microsoft dejó de proporcionar actualizaciones para el sistema, que salió en 2009.
Aquí está la cosa, su computadora puede funcionar bien, pero es más probable que contraiga un virus. Si este es usted, podría ser el momento de pensar en comprar una computadora nueva.
Dejar tiempo para la organización digital
Le hemos dado una lista de un par de cosas que debe abordar, y ahora se pregunta cuánto tiempo necesitará dedicar para hacerlo.
Mucho depende de la persona.
Revisar y ordenar archivos puede llevar tiempo, especialmente si está comenzando. No sienta que todo tiene que hacerse de una vez, puede tomar una carpeta a la vez.
Recuerde mantener su computadora revisando los archivos cada seis meses a un año.
Con suerte, todos estos consejos de organización también lo han inspirado a despejar el desorden de su hogar o escritorio. Mientras trabaja en ordenar los archivos de su computadora, tómese un momento para leer cómo reducir el desorden de cables alrededor de su escritorio y en otras partes de su hogar.
Tomar ese respiro podría llevarlo a ordenar y organizar las cosas necesarias para trabajar en casa y lo que no es primordial en estos momentos; para almacenarlo, Multibodegas tiene excelentes opciones para usted.