una mudanza

Una mudanza de oficina: todo lo que necesitas saber

La posibilidad de que tengas que hacer una mudanza de una oficina, puede ser totalmente algo inesperado, y es que a pesar de que no es una tarea fácil, puesto a que el tamaño de la oficina, la cantidad de mobiliario que esta contenga, el tiempo que va a durar sin operar o funcionar, y la cantidad de documentos que puedan ser muy importantes, deben ser trasladado de manera delicada, a tal punto de que todo pueda llegar a su destino sin ningún problema.

Pueden existir distintas razones por las cuales queramos realizar una mudanza de oficina, como puedan ser las siguientes:

  • Falta de espacio por crecimiento

El crecimiento de una oficina es incalculable, y es que nunca podemos estimar el crecimiento a largo plazo, dependiendo del movimiento, facturación o cantidad de mobiliario, documentos, trabajadores, puede hacer que el espacio se pueda convertir muy pequeño con respecto al comienzo por el cual se operó en la oficina. Puedes prever el crecimiento dependiendo del tiempo que tengas en el mercado y la tendencia en los cambios que esta vaya experimentando, pero una solución a corto plazo no puede tener, debido a que una mudanza debe ser planificada de tal manera en que todo deba salir de manera excepcional y sin ningún problema.

  • Mudanza por petición de los propietarios

En caso de que sea arrendado el local u oficina donde se esté operando, no es para nadie una sorpresa que de un momento a otro, los propietarios quieran solicitar un desalojo, respetando la ley, el tiempo reglamentario que este pueda ofrecer. Lo cierto es que a veces el tiempo no puede ser suficiente, ya que encontrar un sitio lo suficientemente accesible, el punto que se estableció ya no será el mismo, y estudiar qué oficina o local pueda ofrecer lo mismo o algo mejor al que estamos actualmente, no es fácil de conseguir, es por ello que realizar una búsqueda completa de las oficinas disponibles lo más rápido posible puede ser mejor a la hora de realizar la mudanza.

  • Cambio de oficina por difícil acceso o cambio de punto

Puede que por el apuro y la disponibilidad, a la hora de establecer una oficina, un local o espacio pueda ser una buena opción, siendo muchas de pocas, dependiendo del capital con el que se cuente, puede que puedas mudarte por la necesidad de estar en un sitio más cercano a la ciudad, con más afluencia de personas, mejor acceso vial, o independiente, mejor zona en caso de no estar en un sitio cómodo y acorde al tipo de oficina que puedas tener. Puede ser una mudanza muy necesaria y de igual manera de muy difícil decisión y opción, es por ello que para realizar una mudanza debe ser con tiempo y con una buena planificación.

¿Cómo hacer una mudanza de oficina?

Toda mudanza trae consigo mucho estrés, y es que como hacer una mudanza de oficina de manera excepcional y sin problemas, debe tener una muy buena planificación, y diversificación de trabajo para que sin ningún inconveniente la oficina, pueda trasladarse tal cual y al llegar estar como antes. El mobiliario de la oficina no es lo más importante que esta pueda tener, siendo los activos de la organización, los documentos que esta tiene, es lo más importante que pueda tener ya que todo lo que sería facturas, historiales, comprobantes, documentos legales pueden ser lo más valioso, y guardar y asegurar completamente todos los documentos de la oficina es el principal trabajo que se deba realizar en la mudanza.

Si bien es claro, toda oficina tiene una cantidad de trabajadores, mientras más apoyo se pueda tener con el personal de la empresa, más fácil pueda ser la mudanza, ya que estos contribuyen con la mudanza de la organización. Como de igual manera puedan soportar la seguridad en cuanto el transporte, ya que para nadie es una sorpresa que en las mudanza es donde más se puedan desaparecer las cosas, y es que contar con un personal capacitado para poder conducir una buena mudanza, podrá ser la diferencia.

Para poder hacer una mudanza de oficina existen una serie de recomendaciones que pueden hacer que sea de manera efectiva una mudanza bien realizada y ejecutada, ya que eliminando los niveles de estrés de parte de los directores, y una buena coordinación para que todo llegue en su optimo nivel, podemos tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Planificar la mudanza con antelación

El tiempo es el mejor determinante de la mudanza, y es que una buena planificación dependiendo del tiempo que se tenga para realizar la mudanza, con respecto al motivo por el cual se esté realizando, se debe tener con mucho tiempo elegido cual es la nueva oficina, localización, costos, y cantidad de personal necesario para poder realizar la mudanza sin ningún tipo de problema. Luego de un desalojo, o decidir cuál es el sitio donde se pueda adquirir un nuevo espacio para la oficina, un tiempo mínimo de 3 meses para ir estudiando el mercado y contratando el personal, es suficiente para realizar una buena planificación.

  • Contratar un servicio de logística

Muchas empresas ofrecen servicios de logística para mudanza, un servicio de tipo especializado donde cuentan con los conocimientos y herramientas necesarias para hacer que la mudanza de tu oficina, pueda llegar de la mejor manera a su destino. Cuentan con transporte, gatos, carretillas manuales e hidráulicas, donde pueden llevar el mobiliario sin problema y asegurando incluso cada mueble con cualquier material protector para que no sufra ningún tipo de daño, puede tener distinta gamas de precios, dependiendo de lo que se esté requiriendo al momento de la mudanza.

  • Almacenar los documento en archiveros con seguros

Los archiveros son el hogar de todo tipo de documentos, pero los archiveros bien sean de metal o de madera, pueden tener seguros, llaves y trancas, en caso de no contar con este tipo, guardar con cinta plástica, cartón y con buena seguridad, para que ninguna gaveta pueda ser abierta, bien sea por accidente, o por algún tipo de abuso por parte de algún personal. Documentación altamente importante para la empresa, es por ello que debe llegar de la mejor manera a su destino.

  • Notificar de la mudanza a los clientes de la oficina

Puede ser pasado por alto, y es que al realizar una mudanza, estas dejando el punto de referencia que construiste, va a ser cambiado, es por ello que una buena notificación de la dirección donde puedan encontrar nuestra oficina es lo más primordial en una mudanza, ya que sin ningún problema vas a recuperar las ventas o servicios que seguías ofreciendo, y en todo caso, informar en la localidad donde antes estabas, que te has mudado a una dirección especifica. Puntos importantes, y la fidelidad con los clientes nunca se puede olvidar, y si es claro, es que la mudanza significa estrés en todo momento y puede pasar por alto una buena notificación que pueda informar a la totalidad de los clientes, la mudanza que estas por realizar.

  • Preparar el nuevo local para ingresar la mudanza

Antes del día de la mudanza, el nuevo local debe tener una preparación, para que la mudanza llegue y todo se encuentre en óptimas condiciones, acciones como fumigación, pintura, arreglos, lámparas, cerámica, baños, ventanas, puedan tener un desgaste como cualquier inmueble, reparar todo antes de la mudanza pueda asegurar que cuando todo esté en el lugar, la oficina este completamente operativa y luego no tener que estar teniendo reparaciones y ensuciar la nueva oficina.

Cabe agregar, que son una serie de recomendaciones para que todo en la oficina pueda llegar de la mejor manera, y aunque sabemos que un proceso de mudanza es difícil, para una oficina puede ser peor, ya que amerita un tiempo de dedicación, y una planificación para que la oficina no pueda tener mucho tiempo sin actividad, lo cual es crucial para mantener los ingresos y por ende, poder contar con el presupuesto necesario para poder realizar la mudanza. Aunque esto lleva un costo que puede que no se haya tenido en cuenta o tomado como previsto, la oficina debe estar preparada que va a existir un gasto necesario, y luego de la mudanza debe recuperar dicho gasto lo más antes posible para recuperar la liquidez, Es por ello, que manteniendo contacto con los clientes, e informar reiteradas veces sobre la mudanza basta para mantener la relación con el mismo y las ventas se mantenga.

Por otra parte, Multibodegas ofrece servicio de mudanzas para empresas, Multimudanzas, donde la logística puede ser de mucha ayuda al momento de realizar la mudanza de la oficina, así como también contratar un servicio de minibodegas de ser el caso de que el mobiliario, mercancía o documentos, no tengan espacio en la nueva oficina o se opte por adquirir un almacenaje externo a la oficina. Este servicio puede ser de mucha ayuda para la oficina y puede tomarse en cuenta a la hora de realizar la mudanza.

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