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Cómo Organizar tu tiempo en la oficina (parte 1)

Para todos los que trabajamos detrás de un escritorio, sabemos que existen muchísimos factores que pueden contribuir a nuestra concentración y productividad, así como hay factores que pueden hacer que la perdamos o sea más difícil recuperarla.

Es verdad que el estado de ánimo no debería afectar la productividad, pues cumplir con tus objetivos es un tema más de disciplina que de humor, sin embargo, al encontrarnos en un área de trabajo donde nos sentimos gusto y nuestras necesidades están cubiertas, será mucho más fácil concentrarnos en terminar las labores y sentirnos inspirados para seguir trabajando.
Queremos ayudarte a que encuentres ese estado de total concentración que te permita cumplir al 100% con tus labores y dejar detrás un día muy productivo. Por eso te compartimos estos X consejos que te permitirán organizar mejor tu tiempo en la oficina.
¿Te ha pasado que al llegar de un fin de semana todos quieren ponerte al tanto de sus actividades fuera de la oficina? O simplemente tus compañeros están de buen humor y quieren platicar contigo, ¿Al fin lograste empezar con tus labores del día y entra una llamada que te hace perder la concentración? Todo esto son cosas muy comunes en cualquier oficina, y por esta razón te compartimos nuestro primer consejo:
 

1-. Si tienes algo importante que hacer, tu Status es “No Disponible”

¿Que es entrar en estado “No Disponible”? Es darle la importancia que requiere el trabajo que tienes que terminar y poner una barrera a cualquier distracción: Cierra la puerta de tu oficina, pon el letrero de ocupado, apaga el celular, y crea un ambiente de trabajo para que no seas interrumpido y perder la concentración. Puedes servirte una taza de cafe, poner música y de esta forma dedicarte totalmente a tus responsabilidades. Aprovecha estos momentos para avanzar con tus responsabilidades, ya que evidentemente esto no puede ser durante todo el día, pues deben existir espacios de tu día en lo cuáles estés disponible para otras personas. También es importante que sepas, que pedir un tiempo de concentración a tus compañeros es totalmente aceptable. Antes de empezar una tarea que requiera de tu atención, haz una tregua de silencio con tus compañeros. Ellos lo entenderían muy bien además de aumentar el respeto en la oficina, aumenta el compañerismo.
Es muy importante que te des cuenta, que no todos los asuntos tienen la misma importancia. Es posible que a lo largo del día recibas diferentes tareas, y al aumentar la carga de trabajo, también aumenta la frustración. Al ver todo el trabajo que tenemos que hacer, muchas veces es difícil incluso decidir por donde empezar; por eso, es bueno tener una lista con prioridades. Hay actividades que tienes que realizar diario, y otras van surgiendo sobre la marcha y es así como llegamos a nuestro segundo consejo:

2-. Usa la asertividad y aprende a darte cuenta cuando tu horario de trabajo esta saturado. 

 
Cuando tenemos alguna labor o pendiente urgente, lo mejor que podemos hacer es  concentrar la atención y terminar ese pendiente en poco tiempo, para así continuar con el siguiente pendiente, hasta que llega el momento en que nuestro día esta totalmente saturado. Este tipo de situaciones se dan por una mala asertividad: Es posible que algún compañero de trabajo te haya propuesto alguna tarea que en realidad tu no tenías tiempo de hacer, pero por no quedar mal has dicho que si. De igual forma hay clientes, proveedores, compañeros etc. que al tratar cualquier tema su primera opción es: ¿Por qué no vamos por un café y lo platicamos” o “vamos a salir a comer y ahí platicamos sobre este asunto” Una llamada por teléfono o una videoconferencia son opciones que respetarán mejor tu tiempo y no perderás la concentración al salir totalmente de tu zona de trabajo.
La mala organización en el área de trabajo, si no se atiende como si fuera una enfermedad, nos puede llevar a un caos que se extiende más allá de la oficina y llega a afectar nuestra vida personal. Es importante que trabajemos en corregir estos hábitos, y busquemos maneras de organizar nuestras obligaciones, de manera que puedas darte una idea general de las cosas que tienes que hacer y cuáles tienen prioridad, en poco tiempo, con una revisión rápida. Así llegamos a nuestro tercer consejo:

3-. Organiza, separa, acomoda y termina tus Tareas 

 
Lo primero que debes hacer es asignar un espacio donde tendrás todo el papeleo que vas realizando o recibiendo durante el día: informes, facturas, recados, etc. En vez de abarrotar tu escritorio, deja todo en esa bandeja o caja, así podrás revisar tus documentos uno por uno y decidir que hacer con cada cosa. De igual manera, es importante que tengas a la mano alguna herramienta de captura, ya sea digital (evernote, bloc de notas, etc.) o manual (libreta, post-it etc.) que te permita anotar rápidamente cualquier cosa. Puedes empezar con una lista de los pendientes del día. Después sobre la marcha puedes ir haciendo anotaciones en los pendientes, escribiendo aportaciones, ideas y referencias que podrás consultar cuando sea momento de realizar esa tarea. Por último, como sabemos que no eres una máquina y tu productividad no estará al tope durante todo el día, te recomendamos destinar los momentos de baja productividad para las tareas monótonas, como puede ser: procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas, comprobar cifras etc. Aprovecha los momentos de más productividad para realizar las tareas que requieren más atención.

4-. Delega responsabilidades

Muchas veces tomamos el papel de superheroes en la oficina, y queremos solucionar todos los problemas, atender todos los casos y ver a todos los clientes personalmente; y aunque esto claro que nos daría un gran estatus ante los ojos de los jefes, lograr esto es físicamente imposible. Lo importante es concentrarte en lo que si te corresponde y hacer lo mejor con tu parte del trabajo. Por eso nuestra tercer recomendación es delegar las responsabilidades.
Los negocios solo funcianan cuando se trabaja en equipo, esto es un hecho, por lo cuál, deberás aprovechar las cualidades de tus compañeros para optimizar la producción y reducir los tiempos. Habrá seguramente algún compañero que tiene gran habilidad para capturar datos, otro, para poder comunicarse con los clientes, alguien que redacta los correos importantes, etc. De esta forma si cada quien recibe instrucciones de acuerdo a sus aptitudes, todo el trabajo se vuelve dinámico, así no saturas tu horario y no pierdes el orden sobre tus prioridades.

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