Cómo organizar tu mudanza corporativa.

¿Cómo organizar tu mudanza corporativa?

Las mudanzas corporativas son difíciles y estresantes,  y más si no lo planificas correctamente. Todo depende del tamaño de la mudanza y del número de personal que estará involucrado, se requiere de una planificación detallada y meticulosa para resolver la logística y que con frecuencia, se puede llegar a requerir de la ayuda de un experto o especialista en estos temas. Si eres dueño de una pequeña o mediana empresa; o de algún negocio que te exija para su función de un espacio de oficina, a continuación te daré una guía que te ayudará a organizar tu mudanza corporativa de la forma más sencilla.

¡A organizar tu mudanza !

Antes que nada, debes saber que el preparar una mudanza corporativa, es algo que debes planear a perfección desde el inicio y que te ocupará de 2 factores: dinero y tiempo. Ahora bien, el realizar una mudanza de éste tipo, no es igual que realizar una mudanza de casa, esto debido a que en los corporativos u oficinas, hay otro tipo completamente diferente de mobiliario que en las casas, además, debes tomar en cuenta que implica el coordinar a todo tu equipo de trabajo para que te ayuden a preparar contigo este movimiento. Moverte de una oficina a otra, es una tarea que implica la ayuda de todo el personal, y sobre todo, es algo que una sola persona no podría realizar.

Antes de empezar a empacar todo, toma en cuenta los siguientes consejos:

  • Un Plan de mudanza

Cuando decides mudarte, debes tener en mente todos los escenarios que se te podrían presentar, para que estés mejor preparado y te mudes en la mejor situación. Ese es un tema que debes discutir con las personas que te apoyarán a supervisar y dirigir la mudanza, de tal forma que te sea más factible realizarla cuando se fije alguna fecha.

Por ejemplo, en una pequeña empresa, necesitarás planear tu mudanza con mínimo 8 semanas de anticipación, aunque para que no te veas presionado, te recomiendo que lo hagas 3 meses antes; para medianas o grandes empresas, es recomendable que lo realices con un periodo de 8 meses de anticipación. El organizar tu mudanza con tiempo, puede ser el punto clave para que sea exitosa.

Lo segunda cosa que necesitarás hacer, es tener el mayor número de información sobre el nuevo espacio al que te transferirás. Debes revisar todo y asegurarte que las instalaciones eléctricas funcionen al 100%, que existan bodegas, etc…

También te recomiendo que realices una lista de posibles inconvenientes que pudieras llegar a tener en el nuevo espacio de renta; tal vez cosas como el tamaño de la recepción, el número de espacios abiertos, un almacén demasiado pequeño, paredes en mal estado o cuestiones de ese tipo. Todo esto te ayudará a saber qué tipo de servicios extras podrías llegar a solicitar.

  • Equipo para la mudanza corporativa

Lo siguiente que tienes que hacer, es reunir a todo el personal que te ayudará a mudarte de oficina. La forma en la que puedes determinar quién te ayudará a esto, es pedir voluntarios y reunir a todos los encargados de áreas y departamentos. Una vez que ya hayas seleccionado a tu equipo de mudanza, tendrás que repartir responsabilidades a cada uno, ya que ellos serán los encargados de las sillas, escritorios, archivos, es decir,  de todo el mobiliario de departamento o área y no sólo de su cubículo. Hablando de las pequeñas empresas, requerirás de un número menor de personas para organizar tu mudanza, tal vez sólo sean necesarias 7 u 8 personas que sean de tu confianza.

Por esto, lo más recomendable es contratar un servicio de mudanzas especializado.

  • Reunión de mudanza

Para esto, te sugerimos que agendes una reunión con todo el personal para que asistan obligatoriamente y de ésta forma, puedas notificarles toda la información sobre la mudanza, es decir, hablar con ellos y darles especificaciones detalladas de la misma. Es muy importante que estés al tanto de todas las preocupaciones, limitantes o problemas que pudieran sufrir tus trabajadores con dicha mudanza, ya que algunos podrían sentirse estresados.

  • Asigna tareas

Cuando llegues a éste punto, será por que ya está casi todo listo, lo único que debe faltarte es afinar ciertos detalles, para esto te será muy útil la asignación de tareas; reúne a tu equipo de trabajo y haz una lista de cosas y un horario general o completo de los días en los que se realizará la mudanza.

Después de la asignación de éstas tareas, asegúrate de que los responsables de cara departamento o área, asignen tareas de apoyo a su personal, de tal modo que al finalizar, todos hayan colaborado con la mudanza corporativa y que ésta sea más fácil.

Reúne a tu equipo de trabajo y haz una lista de cosas y un horario general o completo de los días en los que se realizará la mudanza.
Reúne a tu equipo de trabajo y haz una lista de cosas y un horario general o completo de los días en los que se realizará la mudanza.
  • Servicio de mudanza corporativa

Encontrar los servicios de mudanzas corporativas (los famosos fletes), no es una tarea fácil,  así que esto podrías asignárselo a otra persona, dándole las indicaciones necesarias, como el presupuesto disponible para esto y la dirección del nuevo espacio rentado. Ésta persona tendrá esa exclusiva responsabilidad y deberá encontrar la mejor propuesta, ya sea por páginas de internet, revistas o libros amarillos.

  • Organizar tu mudanza sin problemas

El primer paso para esto, es conseguir cajas, diarios, etiquetas, cinta adhesiva gruesa y marcador que te permita escribir en las cajas y hacer un inventario para que tengas una idea clara de todas las cosas que estarás mudando.

Cuando estés dispuesto a embalar, procura que sea de forma organizada. Primero embala las cosas de un área y hasta que termines con esa área, pasa a otra.

Si te es posible, te recomiendo que guardes todo en cajas o bolsas, y que en ellas escribas el nombre del sector al que corresponden. Esto te facilitará no solo a ti, también a los demás para saber el lugar en donde irán las cajas.

  • Comunica a tus clientes e interesados del cambio

Tómate tu tiempo para informar a tus clientes y proveedores de tu nueva dirección, antes de que se enteren por medio de otras personas. Haz una lista de cada uno de ellos y avísales con tiempo de anticipación y así podrás evitar el recibir sorpresas desagradables.

Es muy importante también, que reportes la nueva dirección a los encargados de tu correspondencia, para que evites que sea enviada a tu domicilio anterior. Podrías mientras usar un cartel con tu nueva dirección para orientar, durante los primeros días, a cualquier distraído.

  • Líbrate del peso innecesario

Organizar tu mudanza podrá servirte para desechar y ordenar todo lo acumulado con el paso de los años y que nunca se tiró por indecisión o falta de tiempo. Muchas oficinas cuentan con grandes expedientes antiguos, presupuestos o papeles de trabajo que no se usarán de nuevo; la mudanza podría ser el motivo ideal para desechar todo esto. Si hablamos de un local comercial, estaríamos hablando del momento ideal para revisar los sobrantes y remanentes de stock y darles un nuevo destino.

  • Renta de bodegas

Si bien, otra buena alternativa, es rentar una o más bodegas para almacenar tus muebles, archivos, o cosas de valor, en lo que pasa toda la locura de la mudanza, y ya tengas todo organizado.

La mudanza podría servirte para desechar y ordenar todo lo acumulado con el paso de los años y que nunca se tiró por indecisión o falta de tiempo.
La mudanza podría servirte para desechar y ordenar todo lo acumulado con el paso de los años y que nunca se tiró por indecisión o falta de tiempo.

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