¿Cómo digitalizar tus archivos para organizarte mejor?

¿Cómo digitalizar tus archivos para organizarte mejor?

El almacenar de forma correcta los archivos, ha sido una prioridad y obsesión desde el albor de la informática. Se han producido grandes adelantos de tecnología en la forma ordenada de archivar documentos, sigue siendo una prioridad y una situación fundamental para la fácil gestión de enormes volúmenes de documentación. La mejor recomendación que podemos hacer, es digitalizar todos los archivos que tienes en físico. Sabemos que nuestras computadoras, se han vuelto en nuestra mano derecha; además de que ahorrarás muchísimo espacio de todos los estantes que tienes llenos de papeleos y tiempo a la hora de buscar la información. Sin duda ésta opción, te ayudará a organizarte mejor.

¿Cómo empezar a organizarte mejor?

Sencillo, empieza a escanear tus documentos y transportarlos a tu disco duro, todo lo demás que necesitas saber, aquí te lo explicamos:

En la actualidad, la gran mayoría de nosotros almacenamos todo tipo de archivos localmente, en la famosa “nube”, o en servidores  que están conectados a una sola red (los llamados NAS, Network-Attached Storage, por sus siglas en inglés), debido a esto, el organizar y guardar todos nuestros documentos es tal vez, más importante y a la vez de mayor dificultad que antes.

Esto, es una afirmación basada en las evidencias que muestran que el extraviar un archivo, puede obligarnos a volver a hacer horas extras, o incluso, hasta días de trabajo.

Ahora las empresas deben consolidar e instaurar sistemas que les garanticen la óptima organización y actualización de su información,  y que no se lleguen a descuidar otro tipo de prestaciones que puedan resultar instrumentales, como una posibilidad de rescatar de forma fácil las versiones antiguas de ciertos documentos, o la edición simultánea y remota de un mismo archivo hecho por distintas personas en un mismo equipo.

Naturalmente, existen varias soluciones en el mercado, que favorecen dichos procesos de gestión documental, hoy nos concentraremos en las 10 recomendaciones básicas, que funcionan de forma independiente al software o protocolo con el que elijas introducirlas en tu organización.

 

Acutalmente, la gran mayoría de nosotros almacenamos todo tipo de archivos localmente, en la famosa “nube”, o en servidores que están conectados a una sola red (los llamados NAS, Network-Attached Storage, por sus siglas en inglés),
Actualmente, la gran mayoría de nosotros almacenamos todo tipo de archivos localmente, en la famosa “nube”, o en servidores que están conectados a una sola red NAS (Network-Attached Storage).

10 recomendaciones para la organización correcta de documentos digitales

1- Establece una forma de como almacenar la información:

Te recomiendo que establezcas reglas entre tus empleados y  tú, sobre la forma correcta de almacenar la información, poniendo normas exactas del como nombrar las carpetas y los archivos, mezclar el uso local con el de la nube o red, o también, puedes realizar copias de seguridad constantes.

2- Guarda tus documentos en la misma carpeta

Obviamente deberás hacerlo mediante una estructura de subcarpetas. Ahí podrás incluir todos los archivos de tu oficina, en esa “Carpeta Raíz”, a la cual se refieren con frecuencia como “Mi Servidor” o algún nombre similar. Hacer esto, te podrá facilitar la búsqueda y realización de las copias de seguridad, además de organizarte mejor.

3- Usa nombres clave

El realizar esto en tus carpetas y archivos es muy importante. Muchas veces utilizamos acrónimos, esto puede ser una buena idea para abreviar, pero para poder seguir con la interpretación de su significado y jerarquía a través del tiempo, es importante el ocupar fórmulas descriptivas (separar clientes antiguos con los recientes, ofertas o facturas, etc… clasificación por clasificación).

4- Además de ser nombres clave, deben ser breves

Este punto  está relacionado con el anterior, nunca debes dejar que los nombres de descripción  se te escapen de las manos. A pesar de que algunos servidores permiten poner nombres de carpetas y archivos de hasta los 260 caracteres, procura ser breve, te recomiendo que utilices guiones bajos para separar las palabras y evita el uso de acentos o de caracteres  que puedan realizar incompatibilidades con otras plataformas (la “ñ”, la ç o rasgos grandes, o de cualquier otro símbolo que requiera del uso de la tecla “Shift”).

5- Entre mayor información, mayor necesidad de crear subcarpetas

Con el tiempo, seguramente incrementará la complejidad de las carpetas, con la medida en la que vaya creciendo el número de tus archivos. Cuando ese momento llegue, te recomiendo que consideres incorporar subcarpetas para repartir tu información. Por ejemplo, si tu directorio de facturas crece demasiado, no elimines las más antiguas, tampoco las destines a otras carpetas; en este caso, lo que debes hacer es repartirlas en una subcarpeta que sea correspondiente a los años que sean necesariamente contables: (2013, 2014, 2015, 2016, etc…)

6- Codifica todos los archivos con fechas invertidas

Para realizar la codificación de archivos concretos, te recomiendo que los encabeces utilizando la última fecha en la que se le realizó una edición, pero en forma invertida, por ejemplo 20160806 para el 6 de agosto de 2016, para que al ser ordenados alfabéticamente, quede por fechas. Al final del nombre, también te recomiendo que incorpores los números sucesivos de versión (_v2 _v3).

7- Destina correctamente cada archivo a la carpeta adecuada desde el inicio

Es de gran importancia que organices muy bien los archivos desde el inicio, en vez de hacer lo que solemos hacer, que es guardarlo primero en local, para después moverlo a la carpeta correspondiente. Esto es algo innecesario que con frecuencia, termina conllevando a la desaparición de documentos.

8- No borres nada

Decídete a crear subcarpetas con Archivos Inactivos o Versiones Antiguas cuando ciertos archivos se vuelvan repetitivos o de poco interés, éstas dos sencillas acciones, ayudan a organizarte mejor y pueden beneficiarte demasiado a ahorrar tiempo y tus archivos.

9- Sé escrupuloso creando tus copias de seguridad

En el contexto de la actualidad, las copias de seguridad posiblemente giren en torno del vocablo periódico de la información de los servidores NAS, a la nube o a una tercera plataforma, por ejemplo, un disco duro externo o UBS. Otra de las alternativas, es que almacenes la información proveniente de la nube en algún dispositivo de tu propiedad.

10- Repasa cada semana tu escritorio o carpeta local de archivos o documentos

La finalidad de todo esto, es vaciar y traspasar todo el contenido a tu servidor, para  que esté correctamente archivado en las carpetas correctas.

Aunque muchas veces no nos damos cuenta, los costes de las informaciones extraviadas en el momento en el que son requeridas, son enormes. No sólo es por el tiempo que se pierde buscándola o por el que se llega a perder al duplicar documentos que si están, pero que es imposible encontrarlos, si no porque la información más importante, en el momento indicado es de gran importancia a la hora de tomar decisiones correctas.

Espero que éstos fáciles consejos te ayuden a organizarte mejor y a tus documentos de la oficina , verás que poco a poco comenzarás a ahorrar más tiempo y espacio.

Recuerda que la información más importante, en el momento indicado es de gran importancia a la hora de tomar decisiones correctas.
Recuerda que la información más importante, en el momento indicado es de gran importancia a la hora de tomar decisiones correctas.

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