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¿Exceso de archivos? Usa una minibodega de archivero

El crecimiento de documentos en una organización, hogar o en cualquier espacio donde se maneje una buena cantidad de papeles, puede incrementar sin tener en cuenta los factores de tiempo y espacio, siendo este un problema difícil de calcular y percatar a la hora de presentar problemas de espacio al momento de no tener donde guardar rápidamente un archivo o en su defecto obtener o comprar algún otro archivero. Mantener un cálculo real en cuanto a tiempo o crecimiento de organización es difícil de realizar, a tal punto de que se puede hacer un cálculo de crecimiento, pero no un cálculo de archivos o documentos que al pasar en el tiempo estos tiendan a incrementarse y no puedan ser desechados en cierto momento.

¿Ya no tienes espacio para guardar tus archivos?

Para una empresa u organización, o incluso para una persona natural que tenga cualquier tipo de negocio como consultorio, abogados, necesitan archivar sus documentos, papeles importantes que, al momento de pasar algún tiempo, deben volverse a utilizar, y no poder desprenderse de dichos archivos, puede presentar un problema al momento de necesitarlos en cualquier ocasión que esta amerite. La posibilidad de que una organización o persona natural deba comprar nuevos archiveros como un activo, puede representar un gasto imprevisto que este pueda tener.

Debemos tener en cuenta que todo archivo significa para una empresa una memoria, o un suceso que esta tuvo en algún momento, y archivarla será su responsabilidad al momento de poder contabilizarla, o de tener algún respaldo al momento de una reimpresión por parte de un cliente, o en su defecto, un requerimiento que este tenga al momento de realizar alguna gestión. Por tal motivo, toda empresa debe evaluar qué documento archivar, y conocer qué grado de importancia esta tenga al momento de realizar un desecho o eliminación total de algún documento.

Si en algún momento, estás pensando en desechar algún archivo, se debe tener mucho cuidado para que no se traspapele, pierda o sea eliminado algún documento importante que la empresa pueda necesitar, en todo caso se deben tener en consideración lo siguiente:

  • ¿Requiere el desecho alguna acción por su parte?

Al momento de pensar en desechar un artículo, este debe causar una acción por la cual este deba ser eliminado, si algo debemos tener claro, es que a veces archivamos documentos sin necesidad, o son documentos que no tienen un uso a largo plazo, de ser este el caso y estar completamente seguro de que no es para nada útil para la empresa, puede requerir la acción de desecharlo. En caso de que no se requiera realizar una acción de eliminación se debe analizar el por qué se tiene que desechar dicho documento.

  • ¿El archivo se puede encontrar en otro sitio?

Algunos reportes como pueden ser de sistema, bancarios o que tengan algún alojamiento en internet, puede ser ubicado en cualquier momento que se requiera, por otra parte, certificados, copias de facturas, y demás documentos pueden ser muy valiosos para la empresa, en este caso no pueden ser eliminados o desechados, por otra parte, documentos que se puedan reimprimir como comprobantes de pagos, inventarios o documentos por sistema, se pueden encontrar a otro sitio y no implicaría ningún problema eliminarlo.

  • ¿La información es útil respecto al tiempo que tenga de haberse realizado?

Existen muchos documentos que al pasar el tiempo pierden validez, puede ser por cierre de año y ya no sea necesario su almacenamiento, es por ello que paulatinamente se deben realizar mantenimiento, para revisar qué importancia puedan tener los archiveros con respecto al tiempo que este en gestión, en caso de que los documentos no tengan ningún tipo de uso, y se considere que es un documento completamente obsoleto, se debe realizar una limpieza en los archiveros.

  • ¿Puede ser útil su información?

Medir que importancia pueda tener un documento, puede ser muy complicado, a tal punto, que lo más que se puede hacer es hacer una división por categorías en los archiveros, y medir que archivos tienen una alta importancia para la empresa, y ser introducidos de tal manera en que todo lo que se encuentre en dicho archivero sea un documento importante, pero en caso de que su información no sea relevante para la empresa, ya no puede ser útil su información y se puede realizar un mantenimiento a los archivero.

  • ¿Existe algún regulamiento legal o financiero en los archivos?

Existen archivos que son completamente esenciales para la empresa, como documentos de apertura, registros mercantiles, publicaciones, modificaciones legales, facturas, retenciones, declaraciones que pueden ser necesarios en algún momento de inspección, o emergencia que amerite el uso de documentos tan importantes, por otra parte, regulaciones legales que tenga cada país, puede tomarse en cuenta para el uso o mantenimiento de archivos en la empresa.

  • ¿Qué puede pasar si no se tiene algún archivo?

Al momento de querer ofrecer un servicio de buena calidad, en caso de ser una empresa, es tener a la mano cualquier documento que un cliente pueda necesitar en un momento determinado, además de tener problemas legales o financieros al no contar con algunos documentos como se comentó en la sección anterior, lo que pueda suceder al momento de no contar con algún documento puede ser crucial al momento de la prestación de un servicio, o sea el caso de que la empresa necesite en un futuro algún documento.

Con claridad, se puede notar que almacenar o guardar archivos, puede ser un tema importante, y conocer cual pueda ser importante o cual no, es una tarea que no todas las personas puedan alegar que sea trabajo fácil, es por ello que estas preguntas puedan hacernos cambiar de opinión al momento de tener un archivo en la mano y pensar en desecharlo o botarlo. Toda empresa maneja un crecimiento porcentual en el espacio y tiempo, dependerá de la posibilidad que esta tenga para almacenar archivos en un espacio determinado, de ser el caso de que la empresa tenga grandes espacios, y archiveros suficientes para guardar miles de documentos, puede que no sea una molestia, pero en su defecto, oficinas, consultorios o PyMES que no tengan un espacio considerable, si pueden experimentar problemas al archivar documentos.

La era tecnológica, puede prestarnos servicios que satisfagan de alguna manera nuestras necesidades, y la productividad en una empresa, obtener espacios en nubes informáticas, donde con un computador puedas guardar en internet, una cantidad considerables de documentos, sin tenerlos en físico, puede ser una ventaja, pero adaptarse al cambio nunca será muy fácil, y nunca habrá una mejor sensación que tener a la mano cualquier documento, ya que para poderlos almacenar en la nube o servidores web, se necesitan escanear los documentos, y demás procesos que hacen que se pierda un tiempo considerable al optar por esta opción, que puede o no puede ser una buena vía para solventar los problemas de espacio al archivar documentos.

Si bien es cierto, los servidores de nubes pueden ofrecernos una solución en cuanto a desprendernos de documentos físicos, antes de estar en la nube deben imprimirse, y deben ser escaneados, y manipulados por un tiempo, hasta el momento de desecharlos por el motivo de que este ya no será útil para la empresa. Por tal motivo, las compras de nuevas unidades de archiveros pueden mejorar la gestión de almacenamiento de documentos, dependiendo del capital con que cuente la empresa, y si tiene espacio que no utilice, puede comprar cuantos archiveros sean necesarios.

Pero no está del todo una buena solución, y es que posiblemente exista una falta de espacio, debido a que es una limitante estos últimos tiempos, por tal motivo como mejor opción, el alquiler de una minibodega puede ser la solución, ya que puedes contratar un servicio de storage, bien sea personal o empresarial con el metraje de que desees para poder archivar todos los documentos que requieras, ya que Multibodegas ofrece servicios económicos, que ofrecen calidad, seguridad y confianza para poder almacenar cualquier documento por muy importante que pueda ser, y al menor costo, ya que no tienes por qué comprar otro espacio, o tener un contrato de arrendamiento si es el caso de que se requiera alquilar otro espacio físico, si no que inmediatamente obtienes tu storage, colocas tus archiveros y almacenas aquellos documentos que son importantes para la empresa y para tus clientes, de la mejor manera.

Una opción que a corto plazo es la mejor solución al momento de quedarte sin espacio para archivar tus documentos, dependiendo de la gravedad del caso, obtener un servicio de storage puede ayudar en cualquier momento para solventar el apuro, siendo este el principal beneficio para que la empresa pueda aliviar el problema, ingresar los archivos con menos rotación a la minibodega, y en la empresa pueden quedar los documentos que sean de completa necesidad que puedan ser utilizados en cualquier momento, es decir, en caso de que se tengan archiveros de periodos anteriores, pueden irse almacenando en la minibodega, y en la empresa solo queda el año corriente, siendo este una mejora considerable para tener los archivos necesarios a la mano.

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